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Adjoint(e) administratif(ive) et réception (temporaire – temps partiel à 14h/semaine)/Sherbrooke

Date de début : 06 juin 2022
Taux horaire suggéré : 24
Nombre d'heures : 14

Offre d’emploi – adjoint(e) administratif(ive) et réception (temporaire – temps partiel à 14h/sem)

Voici une chance unique de faire une différence! Vous êtes à la recherche d’un emploi qui vous permettra de vous joindre à une équipe dynamique et engagée? Vous êtes une personne qui aimez les défis et la variété? Ne cherchez plus et joignez-vous à Centraide Estrie!

Centraide Estrie est un organisme philanthropique qui a pour mission de mobiliser le milieu et rassembler les ressources afin de contribuer à améliorer les conditions de vie des personnes démunies et en situation de vulnérabilité, et ce, en partenariat avec les organismes communautaires engagés directement avec ces clientèles. Grâce aux dons de milliers de citoyens et entreprises, plus de 120 000 personnes ont la chance d’être aidées par les organismes auxquels Centraide redistribue des sommes.

Relevant de la directrice générale, vous serez appelée à apporter un soutien organisationnel à l’ensemble de l’équipe au niveau bureautique et administratif, sans compter que vous apporterez votre contribution au bon fonctionnement de multiples processus au sein de l’organisme.

Vos responsabilités consisteront à :
• Assurer un support administratif auprès de la direction et de l’équipe (ex. achat de papeterie et matériel de bureau, assurer la maintenance du matériel informatique et des logiciels, etc.);
• Effectuer le suivi de divers échéanciers : rappels, suivi agenda, ensemble des activités de tous les secteurs, etc.;
• Rédiger les convocations et préparer les documents des réunions du conseil d’administration ainsi que participer à la planification de l’assemblée générale annuelle;
• Préparer, réviser, dynamiser et mettre en page selon des formats établis des rapports, des présentations et de la correspondance, en intégrant des éléments et formats variés;
• Apporter un soutien administratif au secteur des investissements sociaux pour la rédaction et correction des lettres, des protocoles et d’autres documents, la création de formulaires en ligne, la mise à jour de bases de données, etc.
• Participer activement en apportant un support à diverses activités reliées aux processus de campagne annuelle, traitement des dons, activités de reconnaissance et rapport annuel;
• Effectuer le classement de dossiers physiques et électroniques;
• Mettre à jour la base de données (clients et partenaires);
• Assurer la révision de tous les documents de Centraide Estrie devant aller à l’externe;
• Assurer l’aspect logistique des réunions, comités, etc.;
• Assurer les relations avec les fournisseurs externes (en particulier pour le soutien technique au niveau des courriels, des ordinateurs et de la téléphonie);
• Accueillir les visiteurs et assurer la réception téléphonique (volume d’appels et de visiteurs très peu élevé);
• Toutes autres tâches connexes.

Profil recherché :
La personne titulaire est dynamique, avec de l’entregent et de l’initiative, autonome, dotée d’une grande capacité de collaboration et d’un esprit d’équipe exemplaire et capable de fonctionner dans un environnement ayant des ressources et des moyens financiers limités.

Compte tenu de ce qui précède, la personne titulaire devra posséder tous, ou en grande partie, les attributs suivants:
• Minimum 2 ans d’expérience utile pour ce poste
• Proactivité et dynamisme
• Excellent sens du service à la clientèle
• Excellent français écrit
• Rigueur et professionnalisme marqués
• Sens de l’organisation
• Capacité à travailler plusieurs dossiers à la fois et capacité d’adaptation à diverses situations
• Maitriser de la suite MS Office 2010, notamment Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Adobe
• Facilité à naviguer dans des systèmes informatiques (ex : ProDon)
• Diplôme secondaire ou collégial pertinent à ce qui précède : un atout

Conditions et contexte de travail :
• Lieu de travail : Sherbrooke (1650, rue King Ouest, bureau 05). Facilement accessible! Tout près du parc Jacques-Cartier et du lac des Nations
• Semaine de travail de 14 heures (temps partiel)
• Durée du poste : Un an avec possibilité de prolongation (début en juin 2022)
• Plaisir d’œuvrer pour une organisation reconnue qui fait une différence en Estrie
• Taux horaire concurrentiel (selon l’expérience, les compétences et les qualifications)

Ce défi vous intéresse ?
Veuillez faire parvenir votre lettre de motivation et votre CV à l’attention de Mme Johanne Derome à direction@centraideestrie.com, en mentionnant le titre du poste (adjoint(e) administratif(ive)) avant le 27 mai 2022.