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Adjointe administrative / Windsor

Date de début : 09 mars 2020
Taux horaire suggéré : 17,50 à 19,00$ / heure
Nombre d'heures : 37

 

Nous sommes une importante firme d’arpenteurs-géomètres établie en Estrie depuis plus de 40 ans, regroupée sous 3 bureaux (Sherbrooke, Magog et Windsor). Nous proposons des services professionnels en arpentage et en géomatique à la fine pointe de la technologie pour répondre aux besoins dans les secteurs résidentiel, commercial et industriel.

ADJOINTE ADMINISTRATIVE :

Personne qui accomplit différentes tâches administratives afin de soutenir les arpenteurs-géomètres dans le travail de bureau. La personne reçoit et traite les appels et à ce titre, est la première ligne en service à la clientèle.

RESPONSABILITÉS ET TÂCHES :

Réception :

  • Recevoir et traiter les appels avec professionnalisme, efficacité et courtoisie;
  • Consigner et transmettre les messages téléphoniques complets (nature de la demande, numéro de lot, adresse, etc.);
  • Accueillir les visiteurs, déterminer le but de leur visite, les diriger vers la personne appropriée et recevoir le paiement des factures;
  • Ouvrir et distribuer le courrier et les autres documents reçus.
  • Coordonner la circulation des renseignements.

Secrétariat :

  • Ouvrir les dossiers des clients, dans le système de gestion du greffe;
  • Voir à se procurer la réglementation municipale et préparer les documents pertinents pour faciliter le travail de la rédaction de rapport;
  • Rédiger divers documents associés au mandat : demande de permis de lotissement, certificat de localisation, description technique, désignation foncière, etc.;
  • Préparer la correspondance pour le client, le notaire, etc.;
  • Effectuer la fermeture des dossiers, trier les documents et compléter les informations dans la base de données;

Comptabilité :

  • Effectuer la réception des chèques clients, les affecter aux factures émises, préparer le bordereau de dépôt pour la comptable;
  • Préparer les factures clients;
  • Faire le suivi hebdomadaire des comptes clients.
  • Au besoin, transmettre le dossier à l’arpenteur-géomètre attitré au dossier dans les délais établis;
  • Exécuter toute autre tâche connexe à la demande de la direction.

Conditions diverses :

  • Posséder une voiture
  • Niveau de français : 5/5