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Assistante administrative ou assistant administratif (poste non syndiqué)/Sherbrooke

Date de début : 21 octobre 2021
Taux horaire suggéré : entre 56 148 $ et 67 640 $
Nombre d'heures : Poste régulier à temps complet, 35 heures par semaine

Assistante administrative ou assistant administratif (poste non syndiqué)

Contexte

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Le Vice-rectorat à l’administration et au développement durable est actuellement à mettre en place la nouvelle direction de l’audit interne de l’Université de Sherbrooke. Relevant directement de la vice-rectrice à l’administration et au développement durable pour les affaires courantes liées à sa fonction, la directrice ou le directeur de l’audit interne rend compte de ses activités au Conseil d’administration de l’Université de Sherbrooke via son comité des finances et d’audit. L’assistante administrative ou l’assistant administratif relèvera du Vice-rectorat à l’administration et au développement durable et offrira également un support administratif à la direction de l’audit interne dans l’accomplissement de ses responsabilités et de ses mandats spécifiques, par une prise en charge de l’organisation, de la coordination et du suivi des dossiers administratifs du Vice-rectorat à l’administration et au développement durable et de la direction de l’audit interne.

Responsabilités

1. Participe à l’administration du Vice-rectorat à l’administration et au développement durable et plus spécifiquement de la direction de l’audit interne : gère l’agenda, prend et fixe les rendez-vous, organise des rencontres et réunions en fonction des priorités de la personne supérieure immédiate.

2. Reçoit, collige adéquatement l’information et dirige les appels téléphoniques aux intervenantes et intervenants appropriés, répond aux demandes des interlocutrices et interlocuteurs, prend connaissance des courriels et du courrier et fournit des renseignements et des réponses, écrites et verbales, à partir des politiques, des règles et des pratiques administratives en vigueur.

3. Prépare et recueille les documents requis relativement à la tenue de réunions et voit à l’organisation matérielle et logistique de celles-ci.

4. Maintient un procédurier et documente les échéanciers couvrant les activités importantes du poste afin d’assurer la continuité des opérations du Vice-rectorat à l’administration et au développement durable et plus spécifiquement de la direction de l’audit interne et une relève immédiate en cas de situations urgentes ou d’absences prolongées, en plus de veiller à l’amélioration continue des méthodes de travail.

5. Assiste la personne supérieure immédiate dans la réalisation de tâches spécifiques et contrôle les processus administratifs soutenant ou découlant des réunions des diverses instances telles que le comité de finances et d’audit, le conseil d’administration, les comités institutionnels et autres.

6. Exerce un contrôle et un suivi des engagements en cours, assiste la personne supérieure immédiate dans l’exécution et la mise en oeuvre de mandats ou de certaines tâches et dispositions retenues par les instances, les comités institutionnels ou par d’autres intervenants.

7. Rédige des documents administratifs, des procès-verbaux, des comptes rendus et assure la diffusion des documents aux différentes instances ou à l’ensemble de la communauté universitaire; doit porter une attention soutenue à la qualité des documents officiels (politiques, règlements et directives) de l’Université. Dans certains cas, assure le suivi des décisions découlant des instances (modification des documents, le cas échéant, diffusion de l’information, etc.). Contrôle et met à jour des listes de membres, de nominations ou des renouvellements de mandats d’instances et de comités, fournit des renseignements utiles à ces personnes, et applique rigoureusement les règlements en fonction des Statuts de l’Université.

8. Coordonne la mise en oeuvre de projets variés tels réaménagements, organisation de rencontres, événements sociaux, et occasionnellement, participe à des comités institutionnels.

9. Assume toute autre responsabilité relevant de sa compétence confiée par sa personne supérieure immédiate.

10. Travaille en étroite collaboration avec l’assistante administrative au Vice-rectorat à l’administration et au développement durable et collabore de façon ponctuelle avec l’assistante administrative au Cabinet du recteur.

Qualifications

  • Détenir un diplôme d’études collégiales en bureautique (DEC) ou diplôme d’études professionnelles en secrétariat (DEP) ou l’équivalent, combiné à une vaste expérience dans le domaine du secrétariat impliquant des cadres de direction, ou toute autre combinaison de scolarité et d’expérience jugée équivalente par l’Université.

Exigences requises

  • Posséder une capacité d’adaptation et une facilité à travailler en collaboration, rapidement et sous pression. Démontrer de la disponibilité.
  • Maîtriser les logiciels bureautiques de la suite Microsoft Office.
  • Posséder des connaissances dans les différents systèmes de visioconférence.
  • Faire preuve d’autonomie, d’initiative, d’innovation et de créativité.
  • Démontrer de la rigueur, du jugement, de la diplomatie, de la discrétion et un sens politique.
  • Avoir une excellente connaissance de la langue française parlée et écrite.

Atout

  • Posséder une bonne connaissance de la langue anglaise.

Conditions de travail

 

Échelle de traitement du personnel de soutien non syndiqué, classe A8

(5 échelons répartis entre 56 148 $ et 67 640 $)

 

Poste régulier à temps complet, 35 heures par semaine.