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Commis à l’aménagement et à la gestion des locaux/Sherbrooke

Date de début : 01 avril 2022
Taux horaire suggéré : Taux horaire : 23,60 $ à 28,31 $
Nombre d'heures : Poste régulier à temps complet. Horaire particulier de 38,75 heures par semaine pouvant varier de jour, de soir ou de fin de semaine.

Commis à l’aménagement et à la gestion des locaux

 

Informations générales

Sous la direction de la personne supérieure immédiate, voit à l’organisation matérielle des locaux, selon les besoins et les échéanciers. Effectue certaines installations ainsi que des réparations mineures aux équipements de la section.

Responsabilités

1. Reçoit les demandes de locaux et de matériel, évalue les besoins, informe des possibilités et effectue les réservations pour les périodes requises, sous réserve de l’assignation initiale des locaux par les unités administratives qui en sont responsables. Accueille, dirige et renseigne les usagères et usagers; reçoit et fait des appels téléphoniques et échange des courriels.

2. Participe à l’organisation d’activités et d’événements. À cet effet, prépare des estimations de coûts pour les prêts de locaux et de matériel et complète le contrat selon les directives en vigueur. Assiste à l’occasion à des rencontres préparatoires et assure le soutien lors des événements.

3. Remplit les formulaires ou prépare d’autres documents utilisés pour la gestion des activités de son secteur tels que demandes de travail, de paiement, de facturation ou autres. Vérifie l’exactitude des données apparaissant sur des documents comptables ou administratifs et y apporte des corrections. Applique dans ce domaine les directives en vigueur.

4. Participe à la gestion de l’inventaire des équipements en appliquant les procédures établies pour l’entreposage et la disposition des biens matériels. Range et contrôle les marchandises et les équipements; enregistre les sorties et les retours.

5. Inspecte et veille à la propreté et au bon état des locaux et des équipements sous sa responsabilité; prépare des demandes de travail pour faire effectuer les travaux nécessaires.

6. Voit à l’approvisionnement du matériel et des fournitures. Reçoit et vérifie la marchandise livrée conformément à la demande d’approvisionnement; s’assure de la qualité et, au besoin, effectue les retours. Tous les jours, voit à l’approvisionnement du matériel et des fournitures dans les salles de formation et de réunions.

7. Coordonne les déménagements du matériel et des équipements avec le service responsable, selon les échéanciers requis. Après avoir coordonné le déménagement, fait elle-même ou lui-même le déménagement du matériel et des équipements selon les échéanciers requis. Transporte des pièces d’équipements, du mobilier et des objets divers.

8. Reçoit et traite les demandes d’organismes externes désirant réserver des locaux sur les campus, selon les directives en vigueur et, de façon plus spécifique : rencontre avec des clientes et clients potentiels afin de leur faire visiter les salles et leur présenter les services; création et révision des contrats; communication pré- et post- réservation avec les clientes et clients. S’assure que les actions soient bien exécutées et répond aux attentes de la cliente et du client. S’assure de la satisfaction de la clientèle pendant et après l’activité.

9. Signale à la personne concernée toute anomalie ou défectuosité et prend les mesures appropriées pour y remédier.

10. Maintient à jour la base de données des clientes et clients externes et ouvre les dossiers des nouveaux clients et clientes.

11. Établit les contrats et fait la supervision des tournages cinéma et télévision sur le campus.

12. Communique de manière efficace avec tous les départements afin de s’assurer que les détails de formations et des réunions soient bien diffusés et connus de toutes et tous.

13. Effectue l’affichage tant sur les écrans de service que sur porte-affiche pour la clientèle interne et externe.

14. Offre un soutien rapide et efficace aux traiteurs au niveau logistique et organisationnel. Travaille en équipe avec le traiteur externe avant, pendant et après les rencontres clients.

15. Effectue les démarches auprès de la régie des permis des alcools.

16. Utilise divers appareils tels que micro-ordinateur, calculatrice, photocopieur.

17. La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d’effet sur l’évaluation.

Qualifications requises :

  • Scolarité: DES – Diplôme d’études secondaires ou scolarité équivalente
  • Expérience: 2 ans à moins de 3 ans
  • Autres: Permis de conduire valide et reconnu

Exigences requises :

  • Le poste requiert la maîtrise du logiciel Sirius.

Conditions de travail

 

Classe 7

Taux horaire : 23,60 $ à 28,31 $

 

Poste régulier à temps complet. Horaire particulier de 38,75 heures par semaine pouvant varier de jour, de soir ou de fin de semaine.