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Commis aux affaires académiques (poste cyclique)/ Sherbrooke

Date de début : 30 avril 2021
Taux horaire suggéré : Taux horaire : 24,98 $ à 29,96 $
Nombre d'heures : Horaire fixe de 28 heures par semaine réparties en 4 journées régulières de travail de 7 heures chacune, du lundi au jeudi inclusivement, de 8 h à 16 h.

Commis aux affaires académiques (poste cyclique)

 

 

Informations générales

Sous la direction de la personne supérieure immédiate, participe à la gestion des dossiers des étudiantes et étudiants; effectue les vérifications, les traitements et divers contrôles associés aux étapes du cheminement académique telles qu’admissions, inscriptions, études, grades.

Responsabilités

  1. Accueille les étudiantes et les étudiants et les renseigne sur divers sujets tels que les programmes offerts, les activités pédagogiques disponibles, les règlements des études et certains aspects techniques de leur dossier.
  2. Voit à l’organisation matérielle des séances d’inscription et participe à celles-ci. Prépare, vérifie et traite les dossiers d’admission et d’inscription et en assure le suivi. Remplit ou fait remplir divers formulaires tels que fiches d’activités pédagogiques, avis de modification ou d’abandon, avis divers, demandes d’exemption ou d’équivalence, établissement de programme.
  3. Analyse différentes demandes, dossiers particuliers et effectue les recherches s’y rattachant; solutionne les cas problèmes relevant de sa compétence.
  4. Sert d’intermédiaire entre la clientèle étudiante et le personnel enseignant, les départements, les facultés, les services, les centres de formation; obtient et fournit des informations et la documentation pertinente et effectue le suivi nécessaire.
  5. Tient à jour les banques d’activités pédagogiques, les annuaires, les divers programmes, les listes d’étudiantes et d’étudiants. Diffuse l’information relative aux règlements des études, voit à leur application et tient à jour ses connaissances dans le domaine.
  6. Enregistre des informations au dossier informatisé, retranche les données désuètes; interroge ou modifie l’information déjà en mémoire. Corrige les erreurs de codification manifestées en cours d’opération.
  7. Réclame et compile les notes, vérifie des listes telles que résultats d’examens, révision de notes. Vérifie, fait corriger et expédie les bulletins. Voit à l’organisation des rencontres du jury d’évaluation et donne les suites appropriées. Informe la clientèle étudiante sur les exigences relatives aux tests de français et assure le suivi de ces dossiers.
  8. Assure le suivi de processus administratifs tels que l’approbation des sujets d’essai, de mémoire ou de thèse, la soutenance de thèse, le dépôt de mémoire.
  9. Prépare les dossiers des finissantes et des finissants pour la collation des grades.
  10. Participe à l’organisation d’activités spécifiques telles que les rentrées scolaires, les examens. Réserve des locaux.
  11. Commande des rapports, des listes et des statistiques en liaison avec son secteur d’activités.
  12. Remplit divers formulaires tels que demandes de paiement, frais de déplacement, contrats des chargées et chargés de cours; effectue les calculs nécessaires.
  13. Rédige la correspondance relative à son travail et produit divers documents tels que lettres, plans de cours, horaires, examens, rapports.
  14. Assume la responsabilité d’un système de classement. Applique la procédure d’archivage.
  15. Tient à jour l’inventaire des formulaires et autres documents relatifs à son secteur d’activités et voit au renouvellement des stocks.
  16. Utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.
  17. Signale à la personne concernée toute anomalie ou défectuosité et prend les mesures appropriées pour y remédier.
  18. Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
  19. La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d’effet sur l’évaluation.

Qualifications requises :

  • Scolarité: DEP – Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou scolarité équivalente
  • Expérience : 3 ans à moins de 5 ans
  • Autres : Bonne connaissance du logiciel Word

Qualifications requises avant le 5 octobre 1997 (Annexe 5-D) :

  • Scolarité: DES – Diplôme d’études secondaires
  • Expérience: Deux (2) ans d’expérience pertinente
  • Autres: Aucune

À titre d’information :

  • Lettre d’entente #2 de la convention collective : Les dispositions de cette lettre d’entente s’appliquent.

Conditions de travail

Classe 8

Taux horaire : 24,98 $ à 29,96 $

Poste régulier à temps partiel. Selon le répertoire des horaires particuliers : Horaire fixe de 28 heures par semaine réparties en 4 journées régulières de travail de 7 heures chacune, du lundi au jeudi inclusivement, de 8 h à 16 h.

Période d’emploi : 10 mois par année, de la première semaine du mois d’août à la dernière semaine du mois de mai.