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Responsable administrative/Sherbrooke

Date de début : 29 mars 2022
Taux horaire suggéré : Salaire selon l’échelle liée à l’équité salariale
Nombre d'heures : Poste permanent à temps partiel (3 jours) puis devenant à temps plein (5 jours)

 

RESPONSABLE ADMINISTRATIVE

Poste permanent à temps partiel (3 jours) puis devenant à temps plein (5 jours)

Nous sommes  une entreprise reconnue pour ses projets hautement technologiques en intelligence artificielle depuis plus de 30 ans. Elle offre un environnement stimulant et une ambiance
dynamique, favorisant le travail d’équipe et l’apprentissage. Elle évolue au rythme de l’innovation tout en étant alimentée par des valeurs de créativité, de passion, d’avant-gardisme et de respect, valeurs qui se retrouvent au cœur même de la philosophie de l’entreprise. l’entreprise  souhaite préserver la culture de ses
fondements, soit par la valorisation de son capital humain et de ses compétences.

Chez  nous , tous collaborent dans une atmosphère centrée sur les échanges d’idées, l’entraide et l’expérience multidisciplinaire de leurs coéquipiers.
Ma mission : « Je suis la personne qui soutient la direction et qui assure le bon fonctionnement du bureau à travers une variété de tâches administratives confidentielles et sensibles au temps. Je suis discrète et loyale en plus d’être familière avec une variété de concepts, de pratiques et de procédures. Je communique efficacement et de façon professionnelle et je m’assure que toutes mes tâches sont accomplies avec précision et livrées avec une qualité élevée et en temps opportun. Je possède un excellent jugement pour planifier et atteindre les objectifs et un large degré de créativité et d’autonomie. »

Portrait du rôle

La responsable de l’administration dirige le bon fonctionnement du bureau. Elle vise les mêmes objectifs que son supérieur et le soutient dans les diverses tâches administratives, bureautiques et logistiques. Le tout conformément aux standards de qualité définis par l’entreprise

Responsabilités

 Soutenir le président et directeur général dans la planification, la coordination et la réalisation des divers projets
 Gérer les informations sensibles de manière confidentielle
 Mettre à jour et maintenir les politiques, procédures du bureau et autres
 Développer et mettre à jour les systèmes administratifs, financiers et légaux, etc… pour les rendre plus efficaces
 Coordonner et organiser la logistique des diverses réunions, déplacements et/ou hébergements
 Assister à des réunions, en faire le compte-rendu et les suivis
 Capacité de communiquer efficacement par téléphone et par courriel
 Assurer le fonctionnement de l’équipement en remplissant les exigences d’entretien préventif; appeler pour des réparations; tenir à jour les inventaires d’équipement; évaluer de nouveaux équipements et techniques
 Gérer le REER collectif et l’assurance collective
 Maintenir l’inventaire des fournitures en vérifiant les stocks pour déterminer le niveau d’inventaire; faire les commandes de fournitures, vérifier celles-ci lors de la réception
 Assurer avec rigueur le classement et l’archivage des documents
 Effectuer les tâches de comptabilité de base : factures, émission et suivi des facturations, procéder aux dépôts à la banque, rapports de fin d’année (CNESST, relevés 1, etc…)
 Maintenir à jour les registres des congés, vacances et absences des employés
 Trouver les subventions relatives à l’embauche, préparer les documents, faire les demandes et assurer un suivi
 Appelé à travailler sur des projets spéciaux (aménagements locatifs, assemblée générale annuelle, actionnariat, résolutions, équité salariale)

Compétences et aptitudes

 Détenir un diplôme d’études professionnelles ou diplôme d’études collégiales en bureautique, administration, secrétariat ou expérience équivalente
 Posséder au minimum 2 ans d’expérience pertinente dans un poste similaire
 Maîtriser les logiciels de bureautique (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint)
 Compétences en rédaction administrative et esprit de synthèse
 Excellentes compétences en gestion du temps et capacité à prioriser le travail
 Attention aux détails et compétences en résolution de problèmes
 Fortes compétences organisationnelles avec la capacité de multi-tâches
 Connaissance des systèmes et des procédures de gestion de bureau
 Français (5/5) et anglais (4/5)

 Les aptitudes, valeurs et qualités suivantes :

o intégrité, loyauté, honnêteté
o capacité à travailler sous pression
o aptitude à gérer les priorités et excellent sens de l’organisation
o à l’aise avec les changements fréquents et imprévus
o esprit analytique, proactif dans la résolution de problèmes
o autonomie, initiative, professionnalisme, discrétion
o entregent, capacité à travailler en équipe et à maintenir de bonnes relations interpersonnelles
o aimer relever des défis et apporter de nouvelles idées
o faire preuve de jugement critique dans toutes situations

Salaire et avantages

 Salaire selon l’échelle liée à l’équité salariale
 Partage des bénéfices
 3 semaines de vacances dès la première année
 Horaire variable en télétravail ou en présentiel
 Politique conciliation travail-vie personnelle
 Formation, coaching et brainstorming en continu
 Assurance médicale et dentaire
 Participation au REER collectif

Nous souscrivons  aux principes d’équité en emploi et applique un programme d’accès à l’égalité en emploi pour les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées.

Lorsque le masculin est utilisé, il l’est pour alléger le texte, et ce, sans préjudice pour la forme féminine.