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Secrétaire de direction (poste non syndiqué)/Sherbrooke

Date de début : 29 avril 2022
Taux horaire suggéré : (5 échelons répartis entre 56 990 $ et 68 655 $)
Nombre d'heures : Poste régulier à temps complet, 35 heures par semaine réparties en 5 journées régulières de travail de 7 heures chacune, du lundi au vendredi inclusivement, entre 8 h 30 et 17 h.

Secrétaire de direction (poste non syndiqué)

 

Informations générales

Sous la responsabilité du Directeur général du Service des ressources financières, la ou le titulaire du poste assiste la personne supérieure immédiate et les autres cadres de la direction dans l’accomplissement de leur mandat en participant aux opérations reliées à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou autres dossiers spécifiques à la mission de l’unité. Plus spécifiquement, elle ou il apporte un soutien administratif au niveau de l’ensemble des tâches de secrétariat de la direction, supervise le personnel de secrétariat et effectue diverses activités de gestion financière.

Responsabilités

1. Participer à l’organisation du Service des ressources financières (SRF), gérer l’agenda, fixer les rendez-vous, organiser des rencontres et réunions en fonction des priorités de la personne supérieure immédiate.

2. Recevoir et filtrer des appels téléphoniques, tout en donnant les renseignements requis aux interlocutrices ou interlocuteurs.

3. Rédiger divers documents tels que lettres, présentations, rapports, notes de service, directives ou règlements, réaliser leur mise en page, vérifier l’orthographe et la grammaire.

4. Répondre aux demandes de renseignements du personnel du SRF ou de l’externe sur des sujets variés et complexes, effectuer les recherches nécessaires à partir des politiques, des directives, des règlements, auprès de personnes-ressources internes ou externes.

5. Distribuer, coordonner et vérifier le travail du personnel de secrétariat et soutenir l’arrivée de nouveaux employés et employées du secrétariat par la formation requise; s’assurer de la polyvalence entre les membres de l’équipe de secrétariat et distribuer les tâches selon les priorités.

6. Effectuer des recherches, recueillir de l’information, effectuer des calculs, monter des dossiers, procéder à des suivis.

7. Traiter les transactions selon les directives (rapports de dépenses, demandes de paiement, écriture de journal, commande d’achat, demandes de personnel), principalement avec le système de gestion financière SOFE; gérer une petite caisse selon les procédures établies.

8. S’assurer de la conformité des demandes d’approbation de dépenses (plus de 250 000 $) en lien avec la PAR, la LCOP, RCA et autres; effectuer des recherches pour compléter l’information requise aux dossiers aux fins d’approbation au comité de direction et répondre, au besoin, aux questions du vice-rectorat à l’administration et au développement durable.

9. Voir à la préparation matérielle des réunions et coordonner la mise en oeuvre d’événements spéciaux et occasionnels.

10. S’assurer de la mise à jour des informations du site Web, en recueillir les informations pertinentes auprès des différentes sections du SRF.

11. Coordonner les réaménagements des bureaux et espaces requis lors de l’embauche de nouveaux employés ou employées.

12. S’occuper de la gestion documentaire et informationnelle du Service.

13. Assumer toute autre tâche, dans son champ de compétence, que lui confie la personne supérieure immédiate.

Qualifications requises :

  • Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou scolarité équivalente.
  • Posséder au moins 5 ans d’expérience pertinente.

Exigences :

  • Le poste requiert l’utilisation des logiciels Word, Excel, PowerPoint et Outlook ainsi que du système financier SOFE Finances et SOFE RH.
  • Démontrer une excellente connaissance de la langue française parlée et écrite.
  • Démontrer une bonne connaissance de la langue anglaise (3/5).
  • Faire preuve d’autonomie, de discrétion (confidentialité de l’information), de diplomatie et de rigueur.
  • Démontrer une capacité à gérer de multiples demandes.

Conditions de travail

 

Échelle de traitement du personnel de soutien non syndiqué, classe A8.

(5 échelons répartis entre 56 990 $ et 68 655 $)

 

Poste régulier à temps complet, 35 heures par semaine réparties en 5 journées régulières de travail de 7 heures chacune, du lundi au vendredi inclusivement, entre 8 h 30 et 17 h.

 

L’Université offre un programme de télétravail à raison d’une à trois journées par semaine; la participation étant sur une base volontaire.