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Secrétaire de direction (poste non syndiqué)/Sherbrooke

Date de début : 13 avril 2021
Taux horaire suggéré : Entre 55 608 $ et 66 990 $/ Année
Nombre d'heures : 35 heures par semaine

Secrétaire de direction (poste non syndiqué)

 

Informations générales

À titre de membre du personnel administratif, joignez un grand employeur à dimension humaine qui propose de nombreuses possibilités d’emploi et d’avancement. Choisir cette grande institution, c’est choisir un milieu de travail et de vie de qualité, qui favorise la conciliation travail, famille et vie personnelle.

Sous la responsabilité du directeur de la section Relations de travail et rémunération du Service des ressources humaines, la personne titulaire du poste assiste la personne supérieure immédiate dans l’accomplissement de son mandat. Elle réalise des activités d’analyse et de recherche dans les systèmes informatiques, banques de données et conventions collectives. Ces activités visent à répondre au besoin de la gestion de l’information et d’analyse nécessaires à la prise de décision. Elle offre un support administratif et technique aux différents membres de la section.

Responsabilités

  1. Participe aux différentes opérations reliées à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles. À cette fin, fait les recherches nécessaires, communique avec les personnes-ressources et remplit les formulaires administratifs requis.
  2. Collabore à la bonne marche de son secteur; collige l’information, présente sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et suggère des modifications susceptibles d’améliorer le fonctionnement des activités de son secteur.
  3. Prend les dispositions relatives à l’agenda de sa supérieure ou son supérieur. À cette fin, prend et fixe les rendez-vous, les lui rappelle et organise des rencontres selon les priorités. Peut réaménager l’emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus et s’assure de sa présence à ses différents rendez-vous.
  4. A la responsabilité de fournir des réponses à certaines questions à partir des politiques, des règles, des procédures de gestion et des pratiques en vigueur dans son secteur et règle certains problèmes relevant de sa compétence. À partir de recherches dans la documentation ou auprès de personnes-ressources, fournit et obtient de l’information sur des sujets variés et complexes.
  5. Voit à l’organisation et à la préparation matérielle des réunions. Assiste aux réunions, prend note des délibérations, rédige les procès-verbaux et donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence.
  6. Produit des documents de différente nature, attrayants et d’allure professionnelle, en s’assurant de la qualité de la langue (grammaire, orthographe, syntaxe, sémantique) et de la présentation visuelle.
  7. Assure la préparation et la mise à jour des différents documents requis lors des négociations des conventions collectives ou des protocoles.
  8. Effectue le suivi des décisions prises par sa supérieure ou son supérieur et prend les mesures appropriées afin d’en assurer la réalisation.
  9. Tient à jour la comptabilité de l’unité. Enregistre les dépenses effectuées.
  10. Tient à jour et assure le suivi administratif des libérations syndicales.
  11. Reçoit et filtre les appels téléphoniques et donne des renseignements. Accueille les visiteuses et les visiteurs, s’informe de l’objet de l’entretien, prépare les documents nécessaires, et, au besoin, les dirige vers les personnes concernées.
  12. Prend connaissance de la correspondance et la trie en fonction des priorités. Prépare les dossiers, effectue les recherches et consultations préalables. Rédige les communications relatives à son travail ainsi que des projets de réponse aux demandes complexes. Note les suites à donner et effectue le suivi des dossiers.
  13. Assume la responsabilité du système de classement et applique la procédure d’archivage. Effectue la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatisés.
  14. Tient à jour les applications informatisées et participe à leur développement afin d’améliorer l’efficacité des opérations.
  15. Participe à la planification et à l’organisation matérielle d’activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages.
  16. Utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.
  17. Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
  18. La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d’effet sur l’évaluation.

Qualifications requises :

  • Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou scolarité équivalente.
  • Posséder au moins 5 ans d’expérience pertinente.
  • Avoir une bonne connaissance des logiciels Word, Excel, PowerPoint et OneNote.

Conditions de travail

Échelle de traitement du personnel de soutien non syndiqué, classe A8.

(5 échelons répartis entre 55 608 $ et 66 990 $)

Poste régulier à temps complet, 35 heures par semaine réparties en 5 journées régulières de travail de 7 heures chacune, du lundi au vendredi inclusivement, entre 8 h 30 et 17 h.