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Secrétaire (personnel de soutien à la recherche)/Sherbrooke

Date de début : 01 octobre 2021
Taux horaire suggéré : Taux horaire : 22,18 $ à 26,64 $
Nombre d'heures : 35 heures par semaine.

Secrétaire (personnel de soutien à la recherche)

 

Informations générales

Le professionnalisme est au coeur de votre travail, vous recherchez la collaboration et l’entraide au sein d’une équipe? Joignez-vous à l’équipe de la Faculté de génie!

Sous la direction de la personne supérieure immédiate, produit divers documents, accueille et informe la clientèle. Effectue différentes tâches reliées au courrier, au classement et à la photocopie. Assure le suivi d’opérations bien définies.

Chercheuse ou chercheur responsable

Professeur Richard Arès

Vice-doyen au développement à la Faculté de génie

Responsabilités

1. Produit divers documents tels que lettres, rapports, examens, notes de cours, demandes de subvention, tableaux statistiques, formulaires administratifs, listes s’assurant de la qualité de la langue (grammaire, orthographe, syntaxe, sémantique) et de la présentation visuelle. Rédige la correspondance relative à son travail.

2. Effectue la saisie et la mise à jour des données dans un système informatique. Produit des listes et des rapports à l’aide de logiciels appropriés. Tient à jour les applications informatisées courantes.

3. Remplit les formulaires utilisés pour la gestion des activités de son secteur. Vérifie l’exactitude des données apparaissant sur des documents comptables, administratifs ou relatifs aux études, et y apporte des corrections. Applique dans ce domaine des directives établies.

4. Exécute et assure le suivi d’opérations administratives bien définies telles que vente de matériel, tenue d’une petite caisse, demande de remboursement de dépenses, retour de marchandises, prise d’inventaire, renouvellement des fournitures de bureau, demande de clés, réservations d’appareils, de locaux ou de services.

5. Participe à la bonne marche d’événements ou d’opérations spéciales tels que colloques, congrès, expositions, cliniques. Enregistre les réservations et les rendez-vous, encaisse les frais de participation et informe les participantes et participants.

6. Effectue des recherches dans la documentation ou auprès de personnes-ressources afin d’obtenir ou de fournir des renseignements.

7. Reçoit, filtre, dirige et fait des appels téléphoniques; note et transmet les messages. Convoque les participantes et participants aux réunions.

8. Accueille les visiteuses et visiteurs, donne des renseignements généraux concernant les politiques, procédures et normes en vigueur dans son secteur. Trouve les solutions aux problèmes particuliers ou réfère la clientèle à la personne responsable.

9. Classe divers documents selon un système établi et tient à jour les tableaux d’affichage.

10. Reçoit, trie, distribue et expédie le courrier. Effectue des travaux de photocopie; trie, pagine et assemble divers documents.

11. Utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser. Voit à leur entretien courant et fait des appels de service lorsque requis.

12. Signale à la personne concernée toute anomalie ou défectuosité et prend les mesures appropriées pour y remédier.

13. Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

14. La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d’effet sur l’évaluation.

Qualifications requises :

  • Scolarité: DEP – Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou scolarité équivalente
  • Expérience: 1 an à moins de 2 ans
  • Autres : Bonne connaissance du logiciel Word

Qualifications requises avant le 5 octobre 1997 (Annexe 5-D) :

  • Scolarité: DES – Diplôme d’études secondaires
  • Expérience: Un (1) an d’expérience pertinente
  • Autres: Aucune

Exigences requises :

  • Connaître les logiciels de la suite Microsoft Office, (Word, Excel, Powepoint, Outlook, Teams, Office 365), SOFE-Finances et SOFE-RH.

Conditions de travail

Classe 6

Taux horaire : 22,18 $ à 26,64 $

Emploi temporaire à temps complet, 35 heures par semaine réparties en 5 journées régulières de travail de 7 heures chacune, entre 8 h 30 et 17 h du lundi au vendredi.

Durée de l’emploi : 12 mois, avec possibilité de renouvellement.