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Secrétaire-Réceptionniste

Date de début : 15 avril 2019
Taux horaire suggéré : Entre 21 $ et 25 $
Nombre d'heures : 14 heures (1 jours - deux semaines)

Type de poste : Temps partiel / temporaire / remplacement

Nombre d’heures : 21 heures (3 jours)

Durée :  Indéterminée

Jours de travail : à déterminer

Salaire de départ : entre 15$ /heures et 17$/heures

 Vous aimez le service à la clientèle. Vous possédez une formation en bureautique et/ou secrétariat-comptabilité ou autre formation pertinente jumelée à des connaissances au niveau des logiciels informatiques Word-Excel-Outlook-Exchange et des logiciels comptables (Sygem). Vous avez des connaissances dans la mise à jour de site internet.

Vous devez également faire preuve d’une grande polyvalence, d’une bonne assiduité, d’un bon sens de l’organisation et d’une excellente maîtrise du français. Vous devez également avoir une bonne connaissance de la langue anglaise.

Une expérience et une connaissance du monde municipal et de son fonctionnement seront considérées.

Supérieur immédiat: Directeur général, Inspecteur en urbanisme et en environnement (en ce qui a trait aux tâches liées au service d’urbanisme)

Raison d’être de ce poste : Le titulaire de ce poste assure l’accueil des citoyens ainsi que la réception téléphonique et effectue divers travaux de secrétariat, et ce, dans la plus grande confidentialité.

Activités types :

Assure les tâches de réception en

  • Accueillant les contribuables et les visiteurs, en fournissant l’information d’ordre générale ou en les référant, au besoin, aux personnes appropriées et ce, le plus promptement possible;
  • Recevant et en filtrant les appels téléphoniques, en les acheminant ou en prenant les messages;
  • Répondant aux institutions financières, avocats, notaires, agents d’immeuble en communiquant l’information demandée (compte de taxes, évaluation et les matrices en l’absence de l’inspectrice) en respectant la Loi sur l’accès à l’information ;
  • Recevant toutes les plaintes des citoyens (ordures, collectes sélectives, déneigement, plaintes de citoyens, etc.);
  • Acheminant les plaintes à l’adjointe administrative;
  • Traitant les courriels, télécopies, etc.;

Effectue les tâches liées à la correspondance en :

  • Ouvrant, sélectionnant et distribuant le courrier au personnel de la Municipalité;
  • Classant les communications reçues;
  • Mise en enveloppe des chèques, comptes, correspondance, etc. ;

Effectue les tâches liées à la gestion des archives en :

  • Recueillant les demandes d’accès à l’information;

Effectue les tâches liées à la taxation et à la perception en :

  • Encaissant quotidiennement les paiements de taxes par dépôt direct ou autres paiements au comptoir (permis, copies, location de la salle communautaire);
  • Préparant les dépôts;
  • Communiquant l’information aux citoyens;
  • Envoyant les comptes de taxes;

Effectue les tâches d’assistance aux opérations aux comptes fournisseur en :

  • Traitant les états de comptes en validant la réception de la facture;
  • Obtenant la signature de l’inspecteur en voirie pour les factures liées à la voirie;
  • Numérisant les comptes payables;
  • Saisie informatique des factures fournisseurs;
  • Procédant à l’émission des chèques;
  • Procédant aux paiements des fournisseurs par Accès D;
  • Produisant pour le conseil la liste des comptes à payer;

Assiste la personne occupant le poste de direction générale en :

  • Apportant le soutien en secrétariat requis pour permettre à la Municipalité de remplir adéquatement ses obligations au titre de l’ensemble de ses services, ce qui inclut le courrier postal et électronique, la rédaction et la préparation de divers documents, le classement des documents et dossiers y compris l’archivage;
  • Assistant, en l’absence de l’adjointe administrative si nécessaire, aux réunions du conseil municipal, prendre les minutes en vue de la production des procès-verbaux;
  • Préparant la salle du conseil avant et après chaque réunion (café, eau, support informatique, etc.);
  • Préparant les copies pour le public avant chaque réunion du conseil;
  • Aidant à la réalisation de documents de travail pour l’étude de différents dossiers;
  • Effectuant l’achat des fournitures de bureau et des produits ménagers;
  • Effectuant la mise à jour du Code municipal ainsi que des manuels de Lois;
  • Préparant les documentations d’accueil aux nouveaux résidents;
  • Effectuant une veille du futur site internet de la municipalité;
  • Créant des documents tel que feuille de temps, invitations, etc.;
  • Préparant des publipostages, outils de communications pour la population;
  • Support à l’organisation d’activités (ex. : journée de l’arbre, etc.).
  • Participant au processus électoral;
  • Exécutant toute autre tâche connexe;

Effectue les tâches d’assistance au service d’urbanisme en :

  • Assistant les citoyens dans leurs demandes de permis et en encaissant le coût;
  • Remettant les permis aux citoyens;
  • S’assurant que lors du traitement de la tenue à jour du rôle transmise par le bureau des évaluateurs :
  • les dossiers de permis fermés ont été traités par les évaluateurs avant le classement des permis au dossier;
  • inscrire le numéro du certificat d’évaluation pour les dossiers de mutation;
  • Suivi des matricules (nouveaux dossiers à créer, références aux dossiers des anciens matricules (si nécessaire);
  • Préparant la correspondance du service d’urbanisme (lettres, enveloppes ou étiquettes);
  • Aidant à la préparation des documents pour les différents comités;
  • Apportant du support technique au service de l’urbanisme (copies à faire, numérisations, etc.);
  • Préparant les manuels et imprimant les mises à jour du manuel du règlement;
  • Prises de rendez-vous;

Exécutant toutes autres tâches connexes à la demande.