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Secrétaires et secrétaires de direction (emploi temporaire, temps complet)/Sherbrooke

Date de début : 30 avril 2021
Taux horaire suggéré : Salaire compétitif (de 21,96 $ à 29,66 $ / heure pour les emplois de secrétaire et de secrétaire de direction)
Nombre d'heures : entre 35 et 40 heures/ semaine

Secrétaires et secrétaires de direction

 

Informations générales

Une grande institution universitaire de l’ Estrie sollicite des candidatures afin de recruter de nouveaux membres du personnel de soutien œuvrant dans le domaine du secrétariat.

La ou le secrétaire assiste sa personne supérieure dans l’accomplissement de son mandat en participant aux opérations reliées à la gestion des études, des ressources humaines, financières et matérielles ou à tout autre dossier spécifique à la mission de l’unité. En l’absence de sa supérieure ou de son supérieur, cette personne voit au maintien et au suivi de certaines opérations et assure la bonne marche du bureau.

À court terme, le Service des ressources humaines souhaite embaucher dix (10) nouvelles ressources qualifiées et compétentes dans ce domaine afin d’être en mesure de répondre à des besoins immédiats et continus pour des emplois de secrétaires et de secrétaires de direction.

Les personnes retenues se verront offrir dans un premier temps un emploi temporaire dans le cadre d’un remplacement ou d’un surcroît de travail. La durée des emplois temporaires peut varier de quelques semaines à quelques mois ou même à plus d’une année. Vers la fin du contrat de travail d’un membre du personnel temporaire, le Service des ressources humaines le tient au fait des besoins anticipés et des nouvelles possibilités d’emploi en vue d’une nouvelle affectation.

Actuellement, plus de 325 personnes occupent un emploi au sein de l’institution dans le domaine du soutien administratif (statuts réguliers et temporaires). Les besoins de main-d’oeuvre et les mouvements de personnel dans ce domaine sont continus (remplacements, besoins additionnels, départs à la retraite, etc.).

Les emplois temporaires sont la porte d’entrée au sein de l’institution, favorisant ainsi une familiarisation avec le milieu, la possibilité de se faire connaître et d’établir ses objectifs de carrière en vue d’obtenir un poste régulier.

Responsabilités

  1. Participe aux différentes opérations reliées à la gestion des études, des ressources humaines, financières et matérielles. À cette fin, fait les recherches nécessaires, communique avec les personnes-ressources et remplit les formulaires administratifs requis.
  2. Collabore à la bonne marche de son secteur; collige l’information, présente sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et suggère des modifications susceptibles d’améliorer le fonctionnement des activités de son secteur.
  3. Prend les dispositions relatives à l’agenda de sa supérieure ou son supérieur. À cette fin, prend et fixe les rendez-vous, les lui rappelle et organise des rencontres selon les priorités. Peut réaménager l’emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus et s’assure de sa présence à ses différents rendez-vous.
  4. A la responsabilité de fournir des réponses à certaines questions à partir des politiques, des règles, des procédures de gestion et des pratiques en vigueur dans son secteur et règle certains problèmes relevant de sa compétence. À partir de recherches dans la documentation ou auprès de personnes-ressources, fournit et obtient de l’information sur des sujets variés et complexes.
  5. Voit à l’organisation et à la préparation matérielle des réunions. Assiste aux réunions, prend note des délibérations, rédige les procès-verbaux et donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence.
  6. Produit des documents de différente nature, attrayants et d’allure professionnelle, en s’assurant de la qualité de la langue (grammaire, orthographe, syntaxe, sémantique) et de la présentation visuelle.
  7. Effectue le suivi des décisions prises par sa supérieure ou son supérieur et prend les mesures appropriées afin d’en assurer la réalisation.
  8. Tient à jour la comptabilité de l’unité. Enregistre les dépenses effectuées et fait, sur demande, un rapport des états de compte. Compare les écritures comptables avec les pièces justificatives sur réception périodique des relevés budgétaires. Relève les erreurs et avise le personnel concerné.
  9. Tient à jour les dossiers du personnel et prépare les documents requis lors des affichages, engagements, promotions, nominations, affectations, congés sabbatiques, absences et autres. Veille au respect des échéanciers et des directives.
  10. Peut être appelé à participer aux activités nécessaires à l’admission, à la préinscription, à l’inscription, à la modification d’activités pédagogiques et aux relevés de notes.
  11. Reçoit et filtre les appels téléphoniques et donne des renseignements. Accueille les visiteuses et les visiteurs, s’informe de l’objet de l’entretien, prépare les documents nécessaires, et, au besoin, les dirige vers les personnes concernées.
  12. Prend connaissance de la correspondance et la trie en fonction des priorités. Prépare les dossiers, effectue les recherches et consultations préalables. Rédige les communications relatives à son travail ainsi que des projets de réponse aux demandes complexes. Note les suites à donner et effectue le suivi des dossiers.
  13. Assume la responsabilité du système de classement et applique la procédure d’archivage. Effectue la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatisés.
  14. Tient à jour les applications informatisées et participe à leur développement afin d’améliorer l’efficacité des opérations.
  15. Participe à la planification et à l’organisation matérielle d’activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages.
  16. Utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.
  17. Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
  18. La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d’effet sur l’évaluation.

Conditions de travail

Dès son entrée en fonction, le personnel de soutien temporaire bénéficie de conditions de travail et d’avantages enviables, dont :

– Salaire compétitif (de 21,96 $ à 29,66 $ / heure pour les emplois de secrétaire et de secrétaire de direction)

– Indemnités pour les vacances (8 %) et les jours fériés (5 %) versées à chaque période de paie (soit l’équivalent de 13 % des heures travaillées)

Qualifications requises

  • Scolarité: DEP – Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou scolarité équivalente.

Si vous ne détenez pas le diplôme demandé mais que vous avez de l’expérience en secrétariat, il est possible que votre candidature soit néanmoins reconnue qualifiée.

  • Expérience: Minimum 1 année d’expérience pertinente. Dans le contexte actuel, nous vous invitons à postuler même si vous ne possédez pas l’expérience minimale demandée.